Înainte de orice document nou, este esențial să fie clar ce există, ce lipsește și care este ordinea corectă a pașilor. În această etapă:
Structura se face astfel încât să fie ușor de urmat de echipă:
Procedurile sunt scurte, clare și legate direct de activitatea reală:
Când lipsesc instrumentele de lucru, se construiesc de la zero, adaptat:
Pentru ca munca bună să poată fi susținută fără stres:
Documentele se pun în lucru, nu se lasă la nivel de fișier:
Pentru continuitate și menținerea ordinii în timp:
Pentru că, în domeniul acesta, lucrurile nu sunt grele fiindcă oamenii nu știu sau nu muncesc, ci fiindcă ritmul e mare, cerințele se schimbă, iar detaliile se adună repede. În contextul acesta apare ușor oboseala – documentele rămân pe locul doi, evidențele se fac „când e timp”, iar ceea ce este clar în mintea echipei devine greu de explicat în fața cuiva care vede doar hârtia.
Rigora Qualis există exact pentru punctul acela delicat dintre muncă și dovada că lucrurile făcute bine pot fi susținute calm, coerent și fără stres. Colaborarea este construită cu respect pentru oameni și pentru munca lor, cu răbdare, dar și cu disciplina necesară ca rezultatul să rămână în timp. În final, nu se urmărește doar perfecțiunea pe hârtie, ci liniștea că există o ordine corectă, ușor de urmat, care nu depinde de noroc sau de „cine e în tură”.
Lucrurile se așază pe fără grabă, cu logică și consecvență:
Când există un sistem, nu mai depinde totul de o singură persoană și nu mai „arde” totul în ultimul moment
Mai puține căutări, mai puține întoarceri, mai puține „stai să verific”.
Când lucrurile sunt clare, echipa lucrează mai sigur și cu mai puține neînțelegeri.
Nu e ceva care funcționează doar o lună. Se construiește pentru a fi ușor de întreținut în timp.
Colaborarea poate fi atât remote, cât și on-site, în funcție de specific, de etapă și de zonă.
Pentru că fiecare activitate are alt flux, alt volum de documente și alt nivel de ordine deja existent, tariful se stabilește în funcție de nevoia concretă și de cât de repede se dorește implementarea.
În practică, costul este influențat de câteva lucruri simple: complexitatea activității, câte puncte de lucru există, câți oameni vor folosi documentele, ce există deja și cât trebuie construit de la zero.
Notă
Serviciile oferite sunt de consultanță și organizare documentară. Nu reprezintă activități de control, autorizare sau audit efectuate de autorități ori organisme de certificare.
